Gestão Integrada do Condomínio

Presença numa 1ª Reunião sem custos nem compromisso, para apresentação dos nossos serviços e recolha de informação relevante relativa a eventuais problemas, ouvir as preocupações dos Condóminos e saber como pretendem ver a sua propriedade gerida para o futuro;

Recolha e análise de toda a documentação existente e referente ao edifício, destino das fracções, regras e funcionamento das partes comuns, nomeadamente: o Título Constitutivo, Regulamento do Condomínio, plantas, seguros, etc.;

Elaborar e apresentar caso não exista, ou rever o Regulamento Interno do Condomínio, face aos imperativos legais e deliberações da Assembleia Geral de Condóminos.

Análise, digitalização e arquivo de toda a documentação necessária à gestão do Condomínio, disponibilizando-a aos Condóminos através de Aplicação de Gestão Online ou do próprio site;

Análise, digitalização e arquivo de toda a documentação relativa a contratos com funcionários, fornecedores, arrendatários de espaços comuns, etc.;

Elaboração de relatório do estado em que o Condomínio é entregue (Relatório Inicial do Condomínio)

Inscrição no Instituto dos Registos e do Notariado, caso o Condomínio ainda não se encontre registado;

Abertura de Contas Bancárias (caso não existam) ou atualização dos movimentadores das contas existentes;

Informatização dos dados pessoais dos Condóminos e disponibilização na Aplicação de Gestão Online, devidamente protegida e em consonância com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD);

Informatização dos contactos dos funcionários a cargo do Condomínio (caso existam), fornecedores de bens e serviços habituais, bem como eventuais arrendatários de espaços comuns, antenas, outdoors, etc.;

Pesquisa de mercado, análise e apresentação de propostas de seguros obrigatórios das partes comuns e/ou das frações caso não existam ou que possam representar melhorias em termos de custo/benefício;

Celebração de contratos e pedido de instalação inicial de contadores de água e electricidade em nome do Condomínio, caso ainda não existam;

Organização das Assembleias de Condóminos (AC), mediante a recolha prévia de pontos de discussão e eventuais propostas a considerar, agendamento e elaboração da respectiva convocatória;

Notificação pessoal ou envio de convocatória por correio registado, nela incluindo minuta para delegação de poderes noutro condómino ou pessoa para representação na AC;

Presidir à Assembleia de Condóminos, anotando as presenças, apresentando os pontos de discussão, submetendo-os a votação e registando os votos e respectiva permilagem, para registo em Ata;

Elaboração das Atas e entrega presencial ou envio por carta registada, para além da disponibilização na plataforma Online em espaço destinado ao Condomínio;

Pesquisa de mercado, análise e negociação dos contratos existentes, com vista à optimização dos recursos financeiros do Condomínio;

Pesquisa de mercado, análise e apresentação de propostas de seguros obrigatórios das partes comuns e/ou das fracções caso não existam ou que possam representar melhorias em termos de custo/benefício;

Recolha inicial e análise de toda a documentação referente ao edifício, proprietários e destino das fracções, permilagens, etc. bem como dos balancetes dos anos anteriores e restante documentação julgada necessária para uma eficaz gestão financeira e contabilística do edifício;

Inscrição no Instituto dos Registos e do Notariado, caso o Condomínio ainda não se encontre inscrito e obtenção de documentação necessária, nomeadamente o cartão de pessoa equiparada a pessoa colectiva entre outra documentação fiscal;

Registo na Plataforma Online dos dados pessoais e respectiva propriedade (tipo e destino da fracção, permilagem, etc) necessários à execução da contabilidade do Condomínio, em total cumprimento com o Regulamento Geral de Protecção de Dados (RGPD);

Registo na Plataforma Online de todos os dados necessários à informatização das empresas fornecedoras de bens e serviços e outras entidades públicas e privadas necessárias ao processamento financeiro;

Execução de toda a atividade financeira e contabilística através de Plataforma Online interactiva e disponível 24/7 aos condóminos mediante autenticação encriptada;

Cobrança das quotizações aprovadas pela Assembleia através da emissão de avisos de pagamento, recibos de quitação e registo de pagamentos;

Criação de contas bancárias se inexistentes e gestão das mesmas em nome do Condomínio e respetivo registo de todas as movimentações. na Plataforma Online.

Disponibilização de mapa mensal de receitas/despesas na Plataforma Online e apresentação das contas anuais em AGC;

Elaboração do Orçamento anual, enumerando as receitas e despesas expectáveis, propondo a quota para o ano seguinte;

Pesquisa de mercado, análise e apresentação de propostas para negociação e selecção de fornecedores de bens e serviços para optimização de custos;

Efectuar o controlo mensal das quotizações em falta estabelecidas em Assembleia de Condóminos e proceder à notificação dos condóminos e respectiva cobrança;

Dar cumprimento às propostas de resolução de dívidas em atraso através de pagamentos faseados ou outras formas que tenham sido aceites em AGC;

Actualizar mensalmente e disponibilizar online, as contas correntes de cada fracção, de acordo com o estabelecido na Assembleia Geral de Condóminos;

Execução da contabilidade geral do Condomínio através da Plataforma de Gestão Online disponível apenas aos Condóminos com acesso restrito e através de autenticação encriptada;

Gestão das contas bancárias, depósito de receitas e movimentações aprovadas pela AGC;

Elaboração de mapas contabilísticos ao longo do ano e de periodicidade a acertar em AGC, mapas relativos aos anos transactos sempre que se justifique;

Elaboração de mapas de recebimento de quotas, pagamentos efetuados, movimentação de contas bancárias, etc. para apresentação de contas anual em AGC ou sempre que se justifique;

Processamento e pagamento dos salários dos funcionários do Condomínio, caso existam;

Processamento e pagamento de despesas correntes (água, eletricidade, gás, etc.) ou dos bens e serviços prestados por empresas ou particulares e respectivo lançamento na Plataforma de Gestão Online;

Declaração de rendimentos aos condóminos quando exista arrendamento de espaços, com apresentação do modelo 10 às Finanças anualmente, sempre que existam valores a declarar;

Elaboração dos mapas de distribuição dos valores das quotas aprovados em AGC e a pagar por cada condómino em cada ano;

Emissão, disponibilização online e envio via email ou para a morada fiscal dos avisos de cobrança e respectivos comprovativos de pagamento a cada condómino;

Elaboração e disponibilização de mapas financeiros de suporte como balanços, balancetes, contas correntes, extractos bancários, etc.

Fecho de contas anual e apresentação ou envio das mesmas aos condóminos antes da celebração da AGC anual para aprovação das mesmas;

Entrega das declarações fiscais relativas ao imóvel em representação do Condomínio;

Processamento dos recebimentos e aumentos de rendas, ordinários ou extraordinários caso se verifiquem alugueres de partes comuns, colocação de antenas, outdoors, etc.;

Acompanhamento e conciliação das contas bancárias do Condomínio e gestão do Fundo Comum de Reserva em cumprimento das deliberações da AGC;

Pagamento de serviços contratados para a realização de obras e outros actos necessários à conservação do edifício, previamente aprovados em AGC;

Pagamento de serviços contratados por ajuste directo para a realização de pequenos arranjos ou concertos de carácter urgente no edifício ou em equipamentos cujo valor de reparação não ultrapasse o que venha a ser aprovado em AGC para esses efeitos;

Pagamento de serviços contratados por ajuste directo para a realização de pequenos arranjos ou concertos de carácter urgente no edifício ou em equipamentos cujo valor de reparação não ultrapasse o que venha a ser aprovado em AGC para esses efeitos;

Realização de Assembleia no final de cada ano, no início do ano seguinte, ou sempre que tal se justifique, para apresentação e submissão a aprovação das contas;

Elaboração e disponibilização de mapas financeiros de suporte, balanços, balancetes, contas correntes, extractos bancários, análises orçamentais e relação de condóminos devedores;

Fechar anualmente as contas do exercício, apresentando aos condóminos, antes da celebração da Assembleia Geral Ordinária um mapa das cobranças efectuadas e um mapa com os justificativos das despesas pagas, por rubricas;

Elaboração e apresentação em AGC do Plano Anual de Manutenção e Conservação do edifício com o estado do edifício, previsão de despesas e prazos a considerar para obras mais significativas;

Tratamos da subcontratação e calendarização das intervenções de manutenção preventiva aprovadas pelo Condomínio com base no orçamento apresentado e/ou por imposição legal;

Visitas regulares ao edifício para verificação do seu estado de conservação, corrigindo ou reportando avarias nos equipamentos e partes comuns, podendo ser definidos prazos mais ou menos alargados para o efeito;

Realização de pequenos trabalhos de manutenção que não exijam um grande empenhamento de meios humanos e materiais (substituição de uma lâmpada, tampas, aperto de parafusos soltos, etc.);

Nas visitas regulares levar a cabo pequenos testes de verificação do estado dos equipamentos, sistemas e automatismos (portões, elevadores, etc.) ou, se necessário, recorrer a pessoas ou empresas especializadas, quando a complexidade dos testes e vistorias assim o exijam;

Resolver pelos próprios meios, ou accionar os meios externos necessários, recorrendo a quem possa resolver problemas urgentes ou que possa representar qualquer tipo de perigo para a segurança de pessoas, animais, ou bens e equipamentos;

Acompanhamento e assistência a obras que se realizem nas partes comuns do prédio cuja realização tenha sido da iniciativa da AGC ou da própria Administração, nos casos justificáveis;

Propôr alternativas de bens e equipamentos, acessórios e novas tecnologias na perspectiva da melhoria da qualidade, redução de custos e maior durabilidade dos mesmos;

Apresentação de propostas de intervenções de manutenção correctiva que se verifiquem necessárias, com aprovação antecipada em Assembleia Geral de todas as intervenções não urgentes, à excepção das que sejam consideradas inadiáveis que serão efectuadas e justificadas posteriormente;

Nas visitas regulares levamos a cabo pequenos testes de verificação do estado dos equipamentos, sistemas e automatismos (portões, elevadores, etc.) recorrendo se necessário, a pessoas ou empresas especializadas, quando a complexidade dos testes e vistorias assim o exijam;

Gerimos e acompanhamos todo o processo de apresentação das propostas de manutenção ou reparações, tendo sempre em atenção o rácio qualidade/preço e as normas estabelecidas em Assembleia Geral;

Requerer todas as inspecções periódicas obrigatórias;

Contratação de novos funcionários e gestão dos respetivos pagamentos de salários, elaboração de mapas e pagamentos à Segurança Social;

Contratação e gestão de seguros de trabalho, documentação médica e outras questões ligadas à higiene e segurança no trabalho;

Colocação na área cliente das actas referentes às assembleias realizadas e documentação relacionada com as reuniões;

Minutas e formulários, declarações e outra documentação que possa interessar aos Condóminos

Recolha de toda a documentação necessária à gestão do Condomínio;

Inscrição no Instituto dos Registos e do Notariado, caso o Condomínio ainda não se encontre inscrito;

Registo nas Finanças e obtenção de cartão de entidade equiparada a pessoa Coletiva;

Esclarecimento de dúvidas relativas à vida em Condomínio e à aplicação de regras de vivência, nomeadamente na aplicação do Regulamento do Condomínio;

Gestão e acompanhamento das situações de incumprimento, accionando por delegação da AGC e sempre que necessário os mecanismos judiciais ou de recurso a meios alternativos para cobrança das quotizações em atraso (todos os custos associados ao recurso a solicitadores ou advogados, bem como as despesas com deslocações ou custas processuais das ações arbitrais ou judiciais são suportados pelo condomínio)

Acompanhamento de processos e representação do Condomínio no recurso aos meios legais para resolução de situações ou conflitos perante terceiros e nos quais esteja envolvido o Condomínio, nomeadamente no recurso aos serviços de solicitadoria ou apoio judiciário por advogado e desde que devidamente mandatado pela AGC para o efeito;

Apresentação e gestão de contratos de trabalho e de prestação de serviços, bem como elaboração e gestão de contratos de parcerias e protocolos de colaboração;

Representação do condomínio perante entidades oficiais, camarárias e empresas fornecedoras para obtenção de licenças, autorizações e outra documentação necessária;

Organização administrativa, gestão e arquivo de toda a documentação relativa aos processos e apresentação de resultados à Assembleia Geral de Condóminos;